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¿Qué es un formulario W-2?
El W-2 es un formulario de impuestos del Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Services, IRS) que se utiliza para informar salarios, sueldos y otras compensaciones pagadas a los empleados, y las retenciones de impuestos. Se emitirá a cualquier empleado de tiempo completo o de medio tiempo que reciba un pago a través de Justworks. Indicará la cantidad total de ingresos recibidos, así como todas las retenciones de impuestos federales, estatales y locales. Cada casilla del formulario W-2 contendrá información que puede identificarse en la siguiente lista. Este es un ejemplo de cómo se verá tu formulario W-2:
¿Qué tienes que hacer con tu formulario W-2?
Recibirás el formulario W-2 por correo, directamente en tu cuenta de Justworks o de ambas maneras, según si optaste por recibirlo solo de forma electrónica. Las copias digitales y en papel serán idénticas y se pueden usar para que declares tus impuestos.
¿Qué significa cada casilla?
Casilla a: Tu número de Seguro Social (Social Security number, SSN)
NOTA: Si solicitaste una copia por correo de tu formulario W-2, notarás que se truncó tu SSN para mayor seguridad. Las pautas recientes del IRS permiten ocultar los SSN en ciertos documentos para ayudar a disminuir el riesgo de robo de identidad.
Si prefieres recibir una copia del formulario W-2 con tu SSN completo presente, puedes contacta a support@justworks.com o (888) 534-1711 .
Casilla b: Número de identificación del empleador (employer identification number, EIN): dado que tu empleador es un cliente de la organización profesional de empleadores de Justworks, este será el EIN de Justworks.
Casilla c: Dirección comercial del empleador: esto también reflejará la información de Justworks.
Casilla d: Número de control (esto es para fines internos y no necesitarás hacer nada
con este número)
Casilla e y f: Tu nombre completo y dirección (esto se extrae de la configuración de tu cuenta)
Casilla 1: Total de sueldos, propinas, premios y otras compensaciones sujetos a impuestos. Esto no incluye diferimientos voluntarios a planes de jubilación, beneficios antes de impuestos o deducciones de nómina. Nota: Las casillas 3 y 5 pueden contener números diferentes a la casilla 1. Esto está bien y no es un error.
Casilla 2: Por lo general, el monto total de impuestos federales sobre la renta pagados de acuerdo con lo determinado por las asignaciones, exenciones y retenciones adicionales según se indica en “Finances” en tu perfil de Justworks. (Esta es la misma información que en un formulario W-4)
Casilla 3: Salario total sujeto al impuesto del Seguro Social
Casilla 4: Monto total del impuesto del Seguro Social retenido realmente Casilla 5: Salarios y propinas totales sujetos a impuestos de Medicare
Casilla 6: Monto total de impuestos de Medicare retenidos
Casilla 7: Propinas sujetas a seguridad social
Casilla 8: Propinas asignadas que el empleador te distribuyó como ingresos
Casilla 9: Este es un código de verificación que puede aparecer, o no, en tu formulario W-2.
Casilla 10: Total de cualquier beneficio pagado en tu nombre en virtud de un programa de asistencia para el cuidado de dependientes.
Casilla 11: Montos totales que se te han distribuido desde el plan de compensación diferida no calificado de tu empleador.
Casilla 12: Varios códigos completarán esta casilla, como los pagos relacionados con las contribuciones al plan 401(k) del empleado, el plan de organización exenta de impuestos 501(c)(18)(D) del empleado, la parte no gravable del subsidio por enfermedad, el costo de la cobertura de salud financiada por el empleador, las contribuciones del empleador a una HSA, entre otros. Puedes encontrar a continuación una tabla de códigos frecuentes de la casilla 12.
Casilla 13: Esta casilla tiene tres en una e indicará si eres es un empleado según la ley, si participaste en el plan de jubilación de tu empleador (es decir, 401[k]) o si recibiste algún subsidio por enfermedad en virtud de una compañía de seguros externa.
Casilla 14: Cualquier cosa no incluida en otra casilla.
Casilla 15: Estado del empleador y número de identificación fiscal estatal (esto reflejará la información de Justworks).
Casilla 16: Monto total de salarios sujetos a impuestos estatales.
NOTA: Si obtuviste ingresos por salarios W-2 en el estado de Nueva York en cualquier momento durante el año reportado, el detalle correspondiente al estado de Nueva York en la casilla 16 coincidirá con la casilla 1 del W-2, de acuerdo con las indicaciones del estado de Nueva York. Esto no afectará la cantidad de impuestos estatales que se retuvieron durante el año. El monto del impuesto estatal sobre la renta que se retuvo se reflejará en la casilla 17.
Casilla 17: Monto total de impuestos estatales sobre la renta retenidos.
Casilla 18: Salarios sujetos a impuestos sobre la renta locales, municipales o estatales.
Casilla 19: Total de impuestos sobre la renta locales, municipales y estatales retenidos.
Casilla 20: Nombre del impuesto local, municipal u otro impuesto estatal que se informa en la casilla 19.
¿Por qué mi formulario W-2 indica a Justworks como mi empleador?
No te asustes. ¡Es correcto! Como organización profesional de empleadores (Professional Employer Organization, PEO), desde Justworks declaramos impuestos en nombre de tu compañía y, por lo tanto, figuraremos como tu empleador en el formulario W-2.
¿Cómo encuentro mi formulario W-2 en Justworks?
Inicia sesión en Justworks y dirígete a “Documents” en la barra de menú del lado izquierdo para encontrar una copia en PDF del formulario W-2.
¿Qué sucede si mi dirección en el formulario W-2 es incorrecta?
Es admisible si la dirección en el formulario W-2 no coincide con tu dirección actual. Cuando presentes tus impuestos, se corregirán los diferentes montos estatales y locales. Si te mudaste de forma permanente a otro estado, comunícate con el administrador de tu compañía para informárselo y que actualice la dirección en tu perfil para corregir tus impuestos en el futuro.
¿Necesito recibir un formulario W-2 físico?
No. Si planeas presentar tus impuestos de manera electrónica y no necesitarás una copia física del formulario W-2, puedes optar por la entrega sin papel. Solo dirígete a la sección Finance en Account Settings y selecciona “Yes” junto a “Paperless W-2”. Una vez que tu formulario W-2 esté listo, lo verás en la sección Documents.
¿Qué hago si veo un error en mi formulario W-2?
Si notas algún error en tu formulario W-2, avísanos y te emitiremos un formulario W-2C, que es una versión corregida del W-2. Cuando presentes tu declaración de impuestos sobre la renta personal ante el IRS, deberás informar los montos corregidos de las casillas del formulario W-2C junto con los montos de las casillas del W-2 original que no requirieron correcciones.
Si no nos informas de ningún error antes del 31 de marzo, es posible que no podamos proporcionarte una copia corregida antes del día de impuestos. Además, puedes solicitar una extensión automática de tiempo (Formulario 4868) y se te otorgarán seis meses adicionales para presentar los impuestos.
Si trabajé para más de un cliente de Justworks en un solo año, ¿recibiré dos formularios W-2?
Como somos una PEO, solo emitiremos un documento para los empleados que trabajaron para varios clientes de Justworks. Toda la información pertinente estará en ese formulario.
Perdí mi formulario W-2. ¿Puedo obtener otro?
Solo emitimos formularios W-2 nuevos si es necesario hacer una corrección, pero puedes imprimir la versión PDF desde tu cuenta de Justworks.
Descargo de responsabilidad
Este material ha sido preparado únicamente con fines informativos y no tiene la intención de proporcionar, ni ha de ser considerado como, asesoramiento legal o fiscal. Si tiene preguntas legales o fiscales sobre este contenido o temas relacionados, los debe consultar con su propio asesor legal o fiscal.