Con Justworks, programar reembolsos de gastos para tus empleados internacionales es un proceso sencillo. Esta guía te mostrará cada paso clave para garantizar una experiencia fluida.
Es importante tener en cuenta que este proceso está diseñado exclusivamente para reembolsar gastos aprobados previamente. La responsabilidad de rastrear y aprobar estos gastos recae en tu equipo interno. Justworks facilita el pago una vez que el reembolso ha sido aprobado, pero el flujo de aprobación debe manejarse dentro de los procesos internos de tu organización.
Acceder al Centro de Pagos (Payments Center)
Para comenzar, ve al Centro de Pagos (Payments Center) desde el panel izquierdo de tu cuenta de Justworks. Luego selecciona la pestaña Internacional (International) para acceder a las opciones de empleados internacionales.
Nota: Actualmente Justworks se enfoca en simplificar la programación de reembolsos ya aprobados. En el futuro se espera añadir capacidades completas de gestión de gastos, incluyendo la presentación y aprobación directamente en la plataforma.
Seleccionar la Opción de Reembolso (Reimbursement Option)
Dentro del Centro de Pagos (Payments Center), bajo Pagos al Empleado (Employee Payments), encontrarás tres opciones:
- Pago al Empleado (Employee Pay)
- Reembolso de Gastos (Expense Reimbursement)
- Prestaciones Imponibles (Taxable Benefits)
Para este proceso, haz clic en Reembolso de Gastos (Expense Reimbursement), y luego en el ícono de flecha (chevron) o directamente en la tarjeta para iniciar el flujo de reembolso para empleados internacionales.
Ingresar los Detalles del Empleado y del Gasto
Una vez en el flujo de reembolso:
- Selecciona el País y Tipo de Pago (Country and Payment Type): Elige el país del empleado que recibirá el reembolso y el tipo de pago adecuado.
- Ingresar Detalles del Gasto (Expense Details): Agrega la fecha del gasto, sube el recibo correspondiente y escribe cualquier nota relevante sobre el reembolso.
Configurar Preferencias de Pago (Payment Preferences)
En esta sección configurarás los detalles del pago:
- Fecha de Pago (Pay Date): Selecciona la fecha en que debe pagarse el reembolso. Ten en cuenta que esta fecha debe coincidir con una próxima nómina.
- Notas Administrativas (Admin Notes): Agrega notas internas que solo serán visibles para administradores.
Asegúrate de leer y aceptar la información de cumplimiento legal (compliance) junto a las casillas de verificación para garantizar que cumples con las regulaciones del país seleccionado.
Programar Reembolsos para Múltiples Empleados (Scheduling Multiple Payments)
Si necesitas reembolsar a varios empleados:
- Ingresa el monto bruto junto al nombre de cada empleado.
- Asegúrate de que los montos estén en la moneda local correspondiente a cada país.
Enviar el Reembolso (Submitting the Reimbursement)
Por último, revisa toda la información ingresada en la sección de Resumen (Summary), la cual se actualizará automáticamente con cada cambio.
Una vez verificado todo:
- Haz clic en Continuar (Continue).
- Revisa cuidadosamente en la página final.
- Si todo está correcto, haz clic en Enviar Pago (Submit Payment).
Después de enviar el pago, verás una pantalla de confirmación que detalla el reembolso ingresado. El pago será enviado al empleado en la fecha que hayas seleccionado.
¿Necesitas ayuda?
¡No te preocupes! Puedes escribirnos a international-support@justworks.com o contactar a tu Gerente de Éxito del Cliente Internacional (International Customer Success Manager) para obtener asistencia personalizada.
Descargo de responsabilidad
Este material ha sido preparado únicamente con fines informativos y no tiene la intención de proporcionar, ni ha de ser considerado como, asesoramiento legal o fiscal. Si tiene preguntas legales o fiscales sobre este contenido o temas relacionados, los debe consultar con su propio asesor legal o fiscal.