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¿Qué es una FSA?
Una Flexible Spending Account (FSA) es un beneficio que los empleadores pueden ofrecer que permite a los empleados usar dólares antes de impuestos para pagar gastos de bolsillo del seguro médico o de atención de dependientes. Actualmente ofrecemos dos tipos de FSA: para atención médica y para atención de dependientes.
Con una FSA, puedes inscribirte durante el período de inscripción abierta y elegir cuánto deseas reservar antes de impuestos para el año. Luego, el monto total se divide y se deduce de manera uniforme de cada cheque de pago durante el resto del año.
Por ejemplo, comienzas a trabajar en junio y te inscribes en una FSA el 1.° de julio. Decides depositar 1000 USD en tu cuenta FSA. Esos 1000 USD se dividirán en pagos en partes iguales desde el 1.° de julio hasta el 31 de diciembre.
Una vez que estés inscrito en una FSA y selecciones el monto que deseas diferir, puedes usar esos fondos para diferentes gastos médicos aprobados por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service, IRS).
¿Cómo funciona una FSA para atención médica?
Las FSA para atención médica pueden cubrir gastos médicos, dentales u oftalmológicos que de otro modo pagarías de tu bolsillo, incluidos copagos y deducibles. Las primas del seguro médico no son gastos elegibles. Para obtener una lista completa de los gastos calificados, visita la IRS Publication 502.
- Con la FSA para atención médica, hay un límite de 3200 USD para 2024 que puedes reservar antes de impuestos.
Los fondos de la FSA para atención médica están vinculados al plan de tu empleador, lo que significa que incluso si ya has contribuido a una FSA con un empleador anterior, aún eres elegible para contribuir la totalidad de los 3200 USD con tu nuevo empleador durante el resto del año. Puedes elegir participar en una FSA durante la inscripción abierta y debes seleccionar un monto de contribución en ese momento. No puedes realizar ningún cambio o renunciar a la FSA más adelante en el año.
¿Cómo funciona una FSA para atención de dependientes?
Una FSA para atención de dependientes puede reembolsarte el costo de la atención relacionada con el trabajo para un dependiente que reúne los requisitos. Para obtener una lista completa de los gastos calificados, visita la IRS Publication 503.
En términos generales, un dependiente que reúne los requisitos se define como:
- un dependiente fiscal tuyo menor de 13 años, o
-
cualquier otro dependiente fiscal tuyo, como un padre mayor, que sea incapaz
a nivel físico o mental de cuidarse a sí mismo y tenga la misma residencia principal que tú, -
un cónyuge que sea incapaz a nivel físico o mental de cuidarse a sí mismo y tenga la
misma residencia principal que tú.
Para calificar para una FSA para atención de dependientes, debes tener “un empleo con remuneración”. Por lo general, el empleo remunerado significa trabajar o buscar trabajo. Si eres soltero, es posible que se te reembolsen los gastos incurridos debido a un empleo remunerado. Si estás casado, por lo general, tanto tú como tu cónyuge deben tener un empleo remunerado o estar buscando trabajo para que se te reembolsen los gastos. Se considera que un cónyuge trabaja en cualquier mes que sea estudiante de tiempo completo o no tenga la capacidad física o mental de cuidarse a sí mismo. Tu trabajo puede ser de tiempo completo o medio tiempo para tu propio negocio o en una asociación.
Para 2023, puedes contribuir hasta 5000 USD por año si estás casado y presentas una declaración conjunta, si eres jefe de familia o si eres padre soltero. Si estás casado y presentas una declaración por separado, el límite de contribución anual es de 2500 USD por año por padre.
Una alternativa a la utilización de una FSA para el cuidado de dependientes es el crédito tributario para dependientes. La IRS Publication 503 Child and Dependent Care Expenses contiene información detallada sobre quién califica para el crédito. Para algunas personas, el Dependent Care Credit puede tener más ventajas que utilizar una DCFSA. Consulta con un profesional de impuestos al tomar esta decisión.
¿Puede mi FSA para atención médica cubrir los gastos de mis dependientes?
Sí, tu FSA para atención médica puede cubrir gastos para dependientes que califican, incluso si actualmente no están cubiertos por el plan de seguro médico de tu empleador. Los dependientes que califican pueden ser los siguientes:
- Tu cónyuge
- Tu hijo que reúne los requisitos
- Tu familiar que reúne los requisitos
¿Puedo disponer de mis fondos de inmediato?
Para la FSA para atención médica, todos los fondos seleccionados estarán disponibles de inmediato para ti el primer día de tu plan y no necesitas esperar para acumular los fondos. Por ejemplo, si te inscribes el 1.° de enero y eliges diferir 500 USD en total para el año a tu FSA, podrías gastar ese monto el primer día en que el plan entre en vigencia. Luego, los diferimientos de la FSA se seguirán distribuyendo durante el resto del año.
Para la FSA para atención de dependientes, solo puedes usar los fondos a medida que los aportas a tu cuenta. Por ejemplo, si has elegido diferir 2400 USD en 24 períodos de pago, después de tu primer período de pago, solo tendrás 100 USD (o 2400 USD/24) disponibles para usar.
¿Puedo cambiar el monto de mi contribución a la FSA en cualquier momento?
Por lo general, no. No puedes disminuir ni aumentar el monto de tu contribución a la FSA después de tu fecha de entrada en vigencia, a menos que se apliquen ciertas excepciones. Se pueden permitir cambios según un evento de vida que califica, pero se aplican ciertas restricciones a qué cambios se pueden y no se pueden realizar.
Para obtener más información sobre los eventos de vida que califican, visita nuestro artículo del Centro de Ayuda aquí.
¿En qué fechas entra en vigencia la FSA?
Todos los planes de la FSA de Justworks se ejecutan en un año calendario, a partir del 1.° de enero y hasta el 31 de diciembre. Si te inscribes en un plan a mitad de año, puedes presentar reclamaciones por facturas incurridas desde la fecha de entrada en vigencia hasta el 31 de diciembre. No puedes presentar las que sean de antes de la fecha de entrada en vigencia. Sin embargo, si antes tuviste una FSA, es posible que se te reembolse si te encuentras dentro del período de cierre de cuentas del plan.
Por ejemplo, se contrata un empleado el 9 de junio y tiene una fecha de entrada en vigencia el 1.° de julio para sus beneficios médicos y de la FSA. El empleado puede presentar reclamaciones por cualquier factura incurrida entre el 1.° de julio y el 31 de diciembre de ese año.
La compañía es la que designa la fecha de entrada en vigencia, y siempre debe ser el primer día del mes seleccionado. Todos los planes finalizan el 31 de diciembre, sin importar cuándo comenzaron.
¿Cuándo vencen los fondos de mi FSA? ¿Se transfieren si no los uso antes del 31 de diciembre?
Todos los fondos de la FSA vencen el 31 de diciembre para los empleados activos y elegibles para beneficios. Las FSA a través de Justworks se ejecutan en un año calendario (del 1.° de enero al 31 de diciembre), sin importar cuándo se unan tu empresa o tú. Los fondos no se transfieren y los que no se utilicen para el 31 de diciembre se perderán.
Ten en cuenta la regla del IRS “Úsalo o piérdelo”: si aportas más fondos a tu FSA de los que puedes gastar durante el año del plan, perderás cualquier saldo de la FSA que no se haya utilizado. Sin embargo, tienes un período de cierre de cuentas hasta el 31 de marzo del siguiente año calendario para presentar una reclamación por gastos incurridos antes del 31 de diciembre.
Además, ten presente que los fondos de la FSA vencerán de inmediato al momento de la finalización de la relación laboral. Incluso si tienes fondos de la FSA que no hayas utilizado, ya no puedes usarlos para gastos incurridos después de tu fecha de finalización. Este también es el caso si tu situación laboral cambia y conduce a que no seas elegible para el beneficio. Si has incurrido en gastos que aún no han sido presentados, tienes 90 días a partir de tu fecha de finalización para presentar las reclamaciones para reembolso.
Considera lo siguiente: Si estás inscrito en una Flexible Spending Account (FSA para atención médica o FSA para atención de dependientes) a través de Justworks en 2022, los fondos no utilizados no se transferirán a 2023. Todos los fondos que no se utilicen, sujetos a cualquier período de cierre de cuentas aplicable, se perderán, tal como se describió antes.
Si estoy en COBRA, ¿puedo continuar usando mi FSA para gastos calificados?
Los miembros que están en COBRA pueden usar los fondos de la FSA después de la finalización de la relación laboral. Esta determinación se realiza caso por caso, en parte, en función de cuántos fondos de la FSA se han utilizado y contribuido, y debe cumplir con las reglas aplicables del IRS. Para saber si puedes continuar usando los fondos, comunícate con nuestro servicio al cliente.
Ten en cuenta que los fondos de la FSA nunca son elegibles para utilizarse para las primas de COBRA.
Si cambio de trabajo y deseo inscribirme en una FSA con mi nuevo empleador, ¿se restablece mi límite de contribución?
Los fondos de la FSA están asociados con el plan del empleador y no con el empleado individual. Esto significa que puedes elegir el monto límite total del IRS con cada nuevo empleador, sin importar lo que hayas contribuido a tu FSA con el empleador anterior. Es una buena idea tener en cuenta cuántos períodos de pago te quedan durante el resto del año, que se utilizarán para dividir las contribuciones por cheque de pago. Si solo te quedan algunos, verás montos de deducción más altos si eliges contribuir con el límite anual.
¿Puedo usar mi FSA para gastos incurridos antes de la fecha de entrada en vigencia de mi FSA?
No, la primera fecha para la cual puedes presentar una reclamación es la fecha de entrada en vigencia de tu plan de FSA. Si te inscribiste en una FSA que entra en vigencia el 1.° de febrero, no puedes presentar ninguna reclamación por gastos en los que hayas incurrido antes de esa fecha. Si recibes una factura de tu proveedor en febrero, pero por los servicios que se te prestaron en enero, estos gastos no serían elegibles para que utilices los fondos de la FSA. Solo los servicios y gastos incurridos del 1.° de febrero en adelante serán elegibles para que utilices los fondos de la FSA.
¿Cuánto tiempo tengo para presentar una reclamación?
Se puede presentar una reclamación por hasta 90 días después de que finalice el plan de la FSA. Por lo general, esto significa que tienes hasta las 11:59 p. m., hora del este, del 31 de marzo del año siguiente para presentar reclamaciones junto con documentación suficiente para los gastos incurridos antes del 31 de diciembre del año del plan de la FSA.
Sin embargo, si el plan de la FSA finaliza debido al despido o si ya no eres elegible, tendrás 90 días a partir de esa fecha para presentar reclamaciones junto con la documentación necesaria. Como recordatorio, solo los gastos incurridos hasta la fecha de finalización son elegibles para reclamaciones.
¿Puedo tener una FSA para atención médica si tengo una HSA?
No, no puedes tener una FSA para atención médica. Sin embargo, puedes tener una FSA para atención de dependientes con una HSA.
Si mi cónyuge tiene una HSA, ¿puedo seguir teniendo una FSA para atención médica? ¿O una DCFSA?
No, si un cónyuge está inscrito en una HSA o FSA para atención médica, el otro no puede inscribirse en el beneficio opuesto. Esto se debe a que ambas cuentas brindan beneficios fiscales a los familiares y tener las dos juntas viola la cláusula de cobertura médica de las cuentas.
Si tu cónyuge ya está inscrito en una DCFSA, tú puedes inscribirte en una segunda DCFSA, pero el total combinado no puede superar los 5000 USD para 2024 si se presenta una declaración conjunta. Si tu cónyuge y tú están casados y presentan declaraciones por separado, pueden contribuir 2500 USD por año por padre.
¿Puedo tener una FSA sin estar inscrito en un seguro al que accedo mediante Justworks?
Sí, no es necesario que tengas una inscripción activa en un plan de salud a través de Justworks para poder abrir una FSA a través de Justworks.
Cómo funcionan las FSA con Justworks
Si tu empleador ofrece una FSA a través de Justworks, recibirás un correo electrónico para notificarte del nuevo beneficio y cuándo podrás inscribirte. La inscripción a una FSA solo puede realizarse durante el período de inscripción; en algunos casos, este plazo será diferente de la inscripción abierta de los beneficios de atención médica.
Cuando comience tu período de inscripción, podrás inscribirte directamente en Justworks. Puedes inscribirte y encontrar más información iniciando sesión en Justworks y navegando a la pestaña “Benefits” en el menú del lado izquierdo.
Luego, te redirigirá a una página de detalles del producto donde podrás obtener información sobre el beneficio y si es adecuado para ti.
A partir de allí, se te pedirá que te inscribas y establezcas el monto de la contribución anual.
Después de confirmar la inscripción y el monto de la contribución, Justworks tomará la contribución anual a la FSA y la dividirá por la cantidad de nóminas restantes para el año. Este monto se deducirá de manera automática de cada nómina y se enviará a tu cuenta.
¿Cuándo puedo inscribirme en una FSA?
Dado que las FSA se ejecutan a lo largo del año calendario, la inscripción abierta para estas cuentas suele ocurrir alrededor de un mes antes del inicio del nuevo año. El período de inscripción abierta general es el único momento para inscribirse en una FSA.
Por separado de la inscripción abierta anual, puedes inscribirte durante la inscripción abierta cuando recién te incorpores o seas elegible para recibir beneficios en tu compañía.
¿Puedo inscribirme más adelante si no quiero hacerlo durante el período de inscripción abierta?
Si deseas participar en la FSA de tu compañía, debes inscribirte durante la inscripción abierta.
Me inscribí en una FSA, ¿cómo uso mis fondos?
Si te inscribiste en una FSA para atención médica, puedes usar tu tarjeta de débito emitida por Optum Financial o puedes pagar de tu bolsillo y presentar una reclamación.
Para conocer más sobre cómo presentar una reclamación, consulta las preguntas a continuación.
¿Cómo creo una cuenta e inicio sesión en Optum Financial?
Después de inscribirte en la FSA, recibirás una confirmación por correo electrónico junto con instrucciones sobre cuándo recibirás la tarjeta de beneficios. Si ya la has recibido, asegúrate de llamar y activarla, ya que no podrás registrar tu cuenta FSA hasta que lo hayas hecho. Una vez completado este paso, puedes registrar tu cuenta aquí.
Se te pedirá que registres la cuenta con los últimos 4 dígitos de tu número de Seguro Social (Social Security number, SSN), el código postal y la fecha de nacimiento tal como aparece en la sección “Account Settings” de tu cuenta de Justworks. Si esto no refleja tu SSN/fecha de nacimiento real, modifícalo e intenta de nuevo.
Ten en cuenta que si ya tienes una cuenta de Optum Financial de otro beneficio, como el de transporte, no tendrás que volver a registrarla. Usarás las mismas credenciales de inicio de sesión para administrar todos tus beneficios de Optum Financial.
Una vez que tu cuenta esté registrada, puedes iniciar sesión en Optum Financial con tu identificación de usuario y contraseña personalizadas.
¿Cómo presento una reclamación a Optum Financial?
Existen varias formas diferentes en las que puedes presentar una reclamación para reembolsar un gasto de bolsillo, pagarle a un proveedor directamente o corroborar un gasto realizado con la tarjeta de débito de Optum Financial (si es necesario). Puedes ver este video tutorial sobre cómo enviar reclamaciones a tu cuenta de Optum Financial mediante el portal o la aplicación.
Portal en línea
Una vez que hayas creado una cuenta de Optum Financial, puedes visitar el portal en línea para usar las opciones “Reimburse Myself” o “Pay Provider”.
“Reimburse Myself” te permite presentar una solicitud de reembolso sobre una reclamación elegible. Enviarás la información y documentación requeridas en el portal. Si lo deseas, puedes configurar el depósito directo para el reembolso. De lo contrario, se te enviará un cheque por correo después de que se apruebe tu reclamación.
Puede utilizar “Pay Provider” si has recibido una factura de un proveedor y deseas utilizar los fondos de la FSA para realizar el pago. Enviarás la información y documentación requeridas en el portal, y el pago se enviará directamente al proveedor.
Aplicación móvil
Optum Financial tiene una aplicación móvil que te permite realizar las mismas acciones que en el portal en línea descrito antes.
Para obtener más información o enlaces para descargar, visita Optum Financial aquí
Transacciones con tarjeta de débito y verificación de gastos
Si utilizas tu tarjeta de Optum Financial, los gastos se aceptarán de manera automática cuando se utilicen en empresas designadas como proveedores de atención médica. Esto incluye consultorios médicos, farmacias, hospitales, boticas, dentistas, oftalmólogos y centros de la vista, entre otros. Recomendamos conservar todos los recibos en caso de que se requiera documentación.
Si se rechaza el pago o se realiza un pago de bolsillo, los miembros pueden corroborar su reclamación en su cuenta de Optum Financial o en la aplicación móvil cargando la documentación. La documentación debe proporcionarse en el plazo de los 90 días de la reclamación para evitar una suspensión de la tarjeta de débito y la interrupción del servicio.
Gastos de la FSA para atención de dependientes
Para la FSA para atención de dependientes, siempre debes pagar de tu bolsillo y luego presentar una reclamación en línea o a través de la aplicación de Optum Financial. Recuerda conservar todos los recibos para proporcionar documentación.
Si tienes un gasto recurrente elegible de atención de dependientes, completa el proceso eCertify para gestionar la primera ocurrencia del gasto, el proveedor y la frecuencia. En el futuro, los pagos recurrentes se aprobarán de forma automática sin requerir documentación adicional.
Cómo comunicarse con Optum Financial
El Servicio al Cliente de Optum Financial está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Si tienes alguna pregunta o necesitas comunicarte con Optum Financial para obtener ayuda sobre tu cuenta, puedes llamar al 1 (877) 292-4040 o enviar un correo electrónico a of-service@of.optum.com.
También puedes obtener más información y enviar las reclamaciones a través de la aplicación de Optum Financial. Para obtener más información y enlaces para descargar, visita la página de tu aplicación móvil aquí.
Descargo de responsabilidad
Este material ha sido preparado únicamente con fines informativos y no tiene la intención de proporcionar, ni ha de ser considerado como, asesoramiento legal o fiscal. Si tiene preguntas legales o fiscales sobre este contenido o temas relacionados, los debe consultar con su propio asesor legal o fiscal.